业务流程管理(业务流程管理系统)

#360行闪光时刻#

内部控制——内控建设中的一大败笔，把“签批流”当“业务流”

ID：内审师修行与实战

一、易入的误区

无论是企业自己来提升内控管理，还是请一些咨询公司帮忙完善内部控制。

其重心好像一直就落在“签批流程”上，无论是组织架构、岗位设置，还是制度建设全都是围绕着签批流程来设计。

最终的成果文件，除了一些板式化的合同范文和制度范本外，亮点就是梳理了一堆签批流程。

甚至本就是业务载体的各类“单据”，也都设计成了签批流程！

你说它有用吗？

只能说：或许有用吧？

因为企业真得会按照新梳理的流程走签批，至于效率和效果，并没有多少人关心。

大家关心的是自己有没有“权力”？或者签字后会不会承担责任？

无论高层还底层人员，其关注点都在“权力链”上，谁又知道或者谁会关心“业务链”？

实质上，一个企业运营效率的高低，真的是由“业务流程”说了算的。

二、签批流程与业务流程的区别

签批流程：简单来说，就是有不同权力的人对业务进行“审核”，签上自己的大名来表达“同意还是不同意”的意见。

业务流程：不同的人，不同的部门，各自完成自己的“活儿”，共同推动整个业务流往前走。

二者最大区别：签批流是权力分配；而业务流是责任承担！

大家之所以把内部控制的重心放在“签批流程”上，甚至把签批流程当作业务流程，是因为：

1.每一个签批流程的背后都有业务流程支撑，一定程度上也能代表一部分业务流程；

2.签批流程能决定业务流程的设计，而业务流程因为没有“权力”的支持，很难影响到签批流程；

3.二者关系更似“表里关系”：签批流程是“表”，业务流程是“里”，但在实际业中，人们会将二者的表里关系弄反。

4.签批流程好控制，也容易出成绩，而业务流程的提升太过困难，不仅专业性强，还需要不停地试错和改进。

所以大家一说要提升管理，很快就能出具一套套“改进后”的签批流程，说我改进了XX业务，就可以完美交差了。

二者的区别和做人一样，一个是表现出来的性格，一个是真实的性格。

表相只能是一时之选，本相才会影响企业的长久发展！

有智慧的老板或决策层，绝对能分清签批流程和业务流程的区别，将重心放在业务流程上。

愚蠢之人，就算想到了提升内控，也只会抄袭别人的签批流程，却学不到内控管理的精髓。

比如：很多老板经常请咨询公司来帮忙，大多时候，只会把自己变得更像蠢货而已。

如果真得想提升内控，还得向内索取，修炼内功。

三、以大家常见的“合同”流程来举例吧！

有一些相对关心“业务”的公司，可能会在设计合同签批流程时，将不同审核人和签批人的职责写在流程表里。

比如：经办人负责合同草拟、发起，对业务的实质负主责；财务人员重点审核经济条款；法务人重点审核涉外法律风险等等。

但是，大多公司在设计流程时，只有一个审核岗位而已。

甚至审核人自己和流程设计人，也不知道各个审核节点都应该审核哪些内容？

更过份的是：他们只知道自己需要签字，其他的一概不管！

话说回来，把各审核节点的职责写入流程就变成了“业务流程”了吗？

绝对不是！那顶多算是有一点“业务流程”的意识而已！

有时职责写得不好，还会起到反作用：“我是看到了合同里有问题，但它不在我的审核范围之内！”

四、通过审核节点来分析“签批”和“业务”的区别

1.经办人的职责

业务流程中的职责：招标程序的复核、牵头对合同条款进行评审、与对方单位的对接与沟通、原件流转程序、与各审核人关于合同条款的沟通和解释等等。

签批流程中的职责：准备好合同发起的材料《中标文件》、《合同文本》、《附件说明》，以及选择合理的签批流程、盖章和分发。

2.合同经办部门经理的职责

业务流程中的职责：复核业务实质；随时跟进经办人的业务开展，对经办人的业务负责；协调部门内外业务沟通。

签批流程中的职责：签字同意；督促经办人催办；对上一级领导解释。

3.财务部门的职责

其实，有不少公司的财务人员（财务经理、财务负责人）根本不参与合同签批，因为他们认为：自己只管钱就行了，不需要审核合同。

只要将最终的合同给自己一份，不耽误交印花税，不耽误合同付款就行了。

哎！对这种设计或者财务负责人的观念，真的无语！不知道是真蠢还是装蠢？

业务流程中的职责：重点负责经济条款审核，包括对比招标过程中的经济条款；对合同付款节点的复核，有没有提前支付；税点、发票、账户、各类保证金等条款的管理等。

签批流程中的职责：我同意！也知道有这份合同！

4.法务部门的职责

很多企业，都会将合同审核的重心放在法务人员身上，甚至，一个合同签批流程中，只有法务人员是认真看合同的。

法务的重要性不言而喻，但是，企业中也不能只有法务来审核啊？

业务流程中的职责：合同模板的设计；合同重要法律条款的评审和编制；对外法律关系；对接各业务部门来平衡法律条款与公司利益的关系。

签批流程中的职责：模板的合理性；有没有错别字；重要纠纷的处理和一些明显的法律风险。

5.中心总监和副总裁们

其实就是中高管理层的审核意见。

业务流程中的职责：他们其实和经办部门负责人的职责没有太大区别。核心是他们视野和格局高大一些，将战略层次的目标和决策与具体业务对比，来复核合同。

签批流程的职责：看看经办人、经办经理或者法务有没有对合同进行评审，有就签字。

6.最终审核人，也称合同签批人

这一步审核很关键，要对合同中出现的风险负总责，也有一票决定权！

就算其他人有异议，只要他同意，原则上是可以通过的，但实际业务中是：他只要同意了，下边人也不敢不同意。

业务流程中的职责：权衡所有人的意见和建议，了解业务实质，匹配个别和系统性风险和管理，出具最终意见。

签批流程的职责：一票决定权！

五、业务流程和签批流程能合二为一吗？

很难！真的很难！

因为业务流本就是实质的业务，是签批流程的基石，简言之，量大，事杂，任务重！

而签批流程总会受到“业绩”“利益”“权力分配”的影响，很容易脱离业务实质！

关键是：一些管理者根本没有意识到业务流程的重要性，业务办没办好都落到了具体经办人身上，干的不好，全是经办人的能力不行。

他们将目光都盯着“签批流”呢，签批流才是真正的权力蛋糕，合同管理中的签批流不明显，如果是招标签批流程、付款签批流程或人员聘用签批流程中呢？

签批权=话语权=财富=地位！

能不吸引人吗？

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